„Können Sie mir bitte noch die Präsentation XY bis heute um 17 Uhr erstellen?“ – Kennst du solche Sätze auch? Sie sind der Anfang eines komplett chaotischen Tages, an dem nix mehr läuft, wie es mal geplant war. Und alles nur, damit du deinen Ruf als Young Professional nicht verlierst.
Immerhin wirst du als Leistungsträger:in gesehen, und das soll ja so bleiben. Trotzdem musst du nicht für jede Anfrage springen und alles stehen und liegen lassen. In meiner Zeit als junges Talent bei Vodafone habe ich eine Technik genutzt, die dich sofort vom Termindruck befreit und gleichzeitig hervorragend organisiert und professionell wirken lässt. Wie das geht, erkläre ich dir hier.
Woher kommt der Termindruck?
Hast du dich schon mal gefragt, warum deine Vorgesetzten wichtige Aufgaben mit so kurzfristigen Terminen verteilen? In der Praxis gibt es dafür gleich mehrere mögliche Gründe:
1. Sie sind selbst schlecht organisiert und merken zu spät, dass noch Arbeit für eigene Termine zu erledigen ist.
2. Sie sind sich bewusst, dass für die Arbeit noch Zeit ist, wollen aber "auf Nummer sicher" gehen und geben deshalb einen kurzfristigen Termin aus.
Was auch immer der Grund ist, der plötzliche Termindruck ist unnötig und zerstört deine Tage- und Wochenplanung. Damit werden automatisch auch andere wichtige Aufgaben und Termine gefährdet. Deshalb empfehle ich dir die INGA-Technik. Sie steht für:
I - Interesse zeigen
Selbstverständlich ist es sinnvoll, die Aufgabe zu verstehen und interessiert zu hinterfragen, worum es geht und warum es plötzlich so dringend ist. Manchmal hat sich die Anfrage durch Rückfragen schon erledigt, weil Vorgesetzte dann merken, dass noch mehr Zeit als "bis morgen!" ist.
N - Nein sagen!
Ich weiß, mit der knallharten Absage per "Nein" tut man sich schwer. Besonders dann, wenn du bisher selten eine Abfrage abgelehnt hast. Es kann also durchaus sein, dass dir dieses Wort etwas holprig über die Lippen kommt. Beruhige dich damit, dass es angemessen ist, und du es gut begründen kannst, womit wir zum nächsten Schritt kommen.
G - Grund nennen
Ohne eine gute Begründung wirkt das "Nein" wie ein Schlag ins Gesicht. Deshalb folgt in diesem Schritt die Erklärung für deine Absage. Du kannst hier als Grund deine Aufgaben nennen, die du für den angefragten Zeitraum geplant hast. Wichtig ist, DASS du dafür einen Tages- oder Wochenplan hast. Ohne eine entsprechende Planung wird deine Begründung zu dünn. Ein "ich wollte heute Nachmittag meine E-Mails sortieren" ist in der Regel weder dringender noch wichtiger als zusätzliche Aufgaben von deiner Führungskraft. Wie du diesen Tages- oder Wochenplan erstellst, erkläre ich dir in meinem Online-Seminar "Get things done - Das 1x1 des Zeit- und Selbstmanagement"
A - Alternative anbieten
Natürlich lässt du deine Führungskraft nicht einfach so im Regen stehen. Im vierten Schritt gilt es abzuwägen und eine Alternative anzubieten. Diese darf nicht unendlich weit in der Zukunft liegen. Im Idealfall kannst du bereits am nächsten Tag oder spätestens in 48 Stunden die Aufgabe erledigen. Einem solchen Angebot stimmen Vorgesetzte dann auch gerne zu.
Damit diese Technik funktioniert...
So schön diese Technik klingt, sie funktioniert nur, wenn du zwei Bedingungen erfüllst:
1. Du musst über ein transparentes und gut funktionierendes Zeit- und Selbstmanagement verfügen. Pflegst du weder Kalendereinträge, noch eine To-Do-Liste, glaubt dir keine Führungskraft, dass du wirklich an (geplanten) anderen Aufgaben arbeitest.
2. Hast du die "INGA-Technik" genutzt, MUSST du dein Alternativangebot einhalten. Verspätet sich deine Arbeit oder verpennst du gar den versprochenen Termin, wird dir deine Führungskraft "INGA" kein zweites Mal abkaufen!
In meinem Online-Seminar "Get things done - Das 1x1 des Zeit- und Selbstmanagement" zeige ich dir Techniken, die dir helfen, das tägliche Chaos zu bewältigen und dich besser zu organisieren. Für Xing-Leser:innen kannst du es unter diesem Link für 24,90 statt 249 € starten.
Wie gehst du damit um, wenn Führungskräfte dich spontan mit zusätzlichen Aufgaben überschütten?
Artikel von & Weiterlesen ( Mit dieser einfachen Technik befreist du dich sofort vom Termindruck und wirkst gleichzeitig gut organisiert - XING Klartext )https://ift.tt/MeGdCj4
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